Organisation salon professionnel et grand publics

Pourquoi organiser un salon professionnel ou grand public ?

Les salons peuvent être professionnels (c’est-à-dire accessibles uniquement aux professionnels d’un secteur d’activité précis : aéronautique, automobile, restauration, médical…) ou grand public (ouverts à tous). Le plus souvent, l’organisation salon professionnel ou grand public a lieu dans un centre des congrès ou un parc d’expositions.

L’organisation salon professionnel ou grand public est un outil de prospection qui offre la possibilité à des clients de découvrir vos produits et/ou services lors d’un événement convivial. Il s’agit également d’apporter une dimension humaine aux rapports commerciaux, un moyen efficace pour fidéliser vos clients en les invitant à visiter votre stand pour présenter vos nouveautés.

Les objectifs pour les entreprises peuvent être multiples :

– Prospecter de nouveaux clients et leur faire découvrir, acheter ou tester vos produits et/ou solutions présentés (habituels ou nouveaux).

– Fidéliser vos clients en leur proposant un moment de partage et d’échange. Les inviter, les chouchouter et développer les affaires.

– Booster votre communication et développer la visibilité de votre entreprise, son image et sa notoriété.

Quelles sont les étapes clés de l’organisation salon professionnel ou grand public ?

L’erreur est certainement de penser que l’organisation salon professionnel est simple et qu’il n’y a aucune préparation précise à faire. Il y a certaines étapes à suivre pour assurer le bon déroulement de votre salon.

En amont :

– Prévoir l’aménagement de votre stand (stand traditionnel ou sur mesure, il vous faudra penser à la façon dont votre stand est mis en avant). Accueil, espace privé, espace cocktail, espace commercial, tout doit être défini à l’avance pour satisfaire au mieux vos invités et mettre en avant vos produits ou services.
– Réserver l’hôtel pour vos collaborateurs participant au salon.
– Proposer un site web dédié à votre événement pour vos clients et prospects (avec possibilité de réserver en ligne leur hôtel, tarifs négociés).
– Communiquer sur votre présence au salon (site web, emailing, publicité, signatures de mail).
– Envoyer des invitations à vos clients et les relancer un mois avant l’événement.
– Préparer des documents commerciaux (plaquettes, brochures, cartes de visite…)
– Mobiliser l’équipe qui sera présente sur le salon. L’équipe doit être briefée sur les objectifs à atteindre, les rôles de chacun et le programme global.

Pendant l’événement :

– Arriver à l’avance chaque jour pour ouvrir le stand et réunir l’équipe pour rappeler les objectifs de la journée.
– Accueillir vos invités avec le sourire et rester dynamique.
– Pensez à animer votre stand par l’intermédiaire de démonstrations afin de d’inciter un maximum de personnes à venir sur votre stand.
– Animez vos réseaux sociaux avec des photos et vidéos de votre stand, du salon ou de vos animations.
– N’hésitez pas à faire un peu de veille concurrentielle directement sur le salon pour comparer votre stand et celui de vos concurrents.
– Éviter à tout prix de ranger le stand avant la fin du salon. C’est très nuisible pour votre image face aux derniers visiteurs.

Après l’événement :

Une fois votre salon terminé, il vous faudra analyser avec votre équipe les retombées, calculer votre retour sur investissement et déterminer les points d’amélioration. N’oubliez pas de contacter vos visiteurs par téléphone ou par mail afin de les remercier de leur visite, c’est une des étapes les plus importantes.

Il est aussi intéressant de mesurer les retombés au niveau des réseaux sociaux et médias afin de constater l’évolution de votre visibilité. Enfin, pensez à poster sur votre site ou vos réseaux sociaux des photos ou vidéos du salon avec les hashtags appropriés afin de prolonger la visibilité de cet événement.

Services complémentaires :

La création de stand sur mesure demande une grande organisation mais n’oubliez pas que les prestations complémentaires sont tout aussi importantes, elles vous apporteront une plus-value en tant qu’exposant. Vous pourrez être accompagnés en matière de :

– Communication et de promotion : communication sur votre présence au salon, envoie d’invitations à vos fidèles clients, création de plaquettes commerciales…
– Accueil : hôtesses d’accueil, personnel en charge de l’animation du stand, café ou cocktail de bienvenue…
– Animation : animation tout au long du salon pour générer de l’intérêt sur votre stand : bar à oxygène, magie close-up, glooters…
– Prestations hors salon professionnel : organisation d’une soirée clients avec animations après le salon, hébergement de vos invités…

Il ne faut pas hésiter à bien se faire remarquer par les participants au salon et par vos concurrents tout en restant sobre et élégant. Le but étant de créer de l’afflux vers votre stand et de capter l’attention du public.

Organisez votre propre salon professionnel

Organiser votre propre salon professionnel, appelé également salon propriétaire, vous permet d’être l’unique exposant. Chaque entreprise peut avoir un intérêt à construire son propre salon professionnel à condition d’y associer ses partenaires : grossistes, revendeurs, intégrateurs… Plus vos partenaires seront nombreux et plus votre salon aura du succès aux yeux des visiteurs. De même, vous pouvez envisager d’organiser des conférences sur des thèmes précis en faisant intervenir des experts dans leur domaine. Le but étant de proposer une large palette d’intervenants de la société et externes à la société (clients, prestataires, spécialistes, journalistes…).

Pour finir, le succès de votre organisation salon professionnel passera également par les activités ou soirées privées proposées pendant l’événement. Vous pourrez ainsi apporter une touche encore plus exclusive à votre salon et inviter par exemple vos meilleurs clients et futurs prospects. L’organisation d’une soirée s’avère être indispensable pour vous rapprocher encore plus de vos invités et leur laisser un très bon souvenir de votre salon.