Organización de ferias y actos públicos

¿Por qué organizar una feria comercial o de consumidores?

Los salones pueden ser profesionales (es decir, accesibles sólo a los profesionales de un sector de actividad específico: aeronáutica, automóvil, restauración, medicina, etc.) o abiertos al público en general (abiertos a todos). La mayoría de las veces, la organización de una feria profesional o para el público en general tiene lugar en un centro de convenciones o un centro de exposiciones.

La organización de una feria profesional o para el público en general es una herramienta de prospección que ofrece a los clientes la oportunidad de descubrir sus productos y/o servicios durante un evento amistoso. También es una forma de aportar una dimensión humana a las relaciones comerciales, una manera eficaz de fidelizar a los clientes invitándoles a visitar su stand para presentar sus nuevos productos.

Los objetivos de las empresas pueden ser múltiples:

- Prospectar nuevos clientes y hacer que descubran, compren o prueben sus productos y/o soluciones presentadas (habituales o nuevas).

- Fidelice a sus clientes ofreciéndoles un momento para compartir e intercambiar. Invítelos, mímelos y desarrolle el negocio.

- Impulse su comunicación y desarrolle la visibilidad de su empresa, su imagen y su notoriedad.

¿Cuáles son los pasos clave para organizar una feria o un acto público?

El error es, sin duda, pensar que la organización de una feria es sencilla y que no hay que hacer una preparación específica. Hay ciertos pasos que hay que seguir para garantizar que su feria se desarrolle sin problemas.

En la parte superior:

- Planifique la disposición de su stand (tradicional o personalizado, tendrá que pensar en cómo se expone su stand). Recepción, zona privada, zona de cócteles, zona comercial, todo debe estar definido de antemano para satisfacer mejor a sus invitados y destacar sus productos o servicios.
- Reserve el hotel para sus empleados que participan en la feria.
- Proponga a sus clientes y prospectos un sitio web dedicado a su evento (con la posibilidad de reservar su hotel en línea, con tarifas negociadas).
- Comunicar su presencia en la feria (sitio web, envío de correos electrónicos, publicidad, firmas de correo electrónico).
- Envíe invitaciones a sus clientes y haga un seguimiento con ellos un mes antes del evento.
- Preparar documentos comerciales (prospectos, folletos, tarjetas de visita...)
- Movilizar al equipo que estará presente en la feria. El equipo debe recibir información sobre los objetivos que se deben alcanzar, las funciones de cada persona y el programa general.

Durante el evento:

- Llegue temprano cada día para abrir el stand y reúna al equipo para recordarles los objetivos del día.
- Reciba a sus invitados con una sonrisa y manténgase dinámico.
- Piense en animar su stand con demostraciones para animar a un máximo de personas a acudir a su stand.
- Anime sus redes sociales con fotos y vídeos de su stand, la exposición o sus animaciones.
- No dude en hacer un poco de inteligencia competitiva directamente en el salón para comparar su stand y el de sus competidores.
- Evite a toda costa guardar el stand antes de que termine el espectáculo. Es muy perjudicial para su imagen frente a los últimos visitantes.

Después del evento:

Una vez terminada la exposición, tendrá que analizar con su equipo los resultados, calcular el rendimiento de la inversión y determinar los puntos de mejora. No olvide ponerse en contacto con sus visitantes por teléfono o correo electrónico para agradecerles su visita, es uno de los pasos más importantes.

También es interesante medir el impacto en redes sociales y medios de comunicación para ver la evolución de su visibilidad. Por último, piense en publicar en su página web o en sus redes sociales fotos o vídeos del espectáculo con los hashtags adecuados para ampliar la visibilidad de este evento.

Servicios adicionales :

La creación de un stand a medida requiere una gran organización, pero no olvide que los servicios adicionales son igual de importantes, ya que le aportarán un valor añadido como expositor. Puede recibir asistencia en las siguientes áreas

- Comunicación y promoción: comunicación de su presencia en el salón, envío de invitaciones a sus clientes fieles, creación de folletos comerciales...
- Recepción: azafatas, personal encargado de la animación del stand, café o cóctel de bienvenida...
- Entretenimiento: entretenimiento durante todo el espectáculo para generar interés en su stand: bar de oxígeno, magia de cerca, globoflexia...
- Servicios fuera de la feria: organización de una velada para clientes con entretenimiento después de la feria, alojamiento para sus invitados...

No debe dudar en hacerse notar por los participantes del espectáculo y por sus competidores sin dejar de ser sobrio y elegante. El objetivo es crear un flujo de visitantes a su stand y captar la atención del público.

Organice su propia feria

Organizar su propia feria, también llamada feria de propiedad, le permite ser el único expositor. Cada empresa puede tener interés en construir su propia feria siempre que implique a sus socios: mayoristas, revendedores, integradores... Cuantos más socios tenga, más éxito tendrá su feria a ojos de los visitantes. Del mismo modo, puede considerar la posibilidad de organizar conferencias sobre temas específicos trayendo a expertos en su campo. El objetivo es ofrecer un amplio abanico de ponentes de la empresa y de fuera de ella (clientes, proveedores de servicios, especialistas, periodistas...).

Por último, el éxito de la organización de su feria dependerá también de las actividades o fiestas privadas que se ofrezcan durante el evento. Podrá dar un toque aún más exclusivo a su feria e invitar, por ejemplo, a sus mejores clientes y futuros prospectos. La organización de una fiesta es esencial para acercarte aún más a tus invitados y dejarles un muy buen recuerdo de tu espectáculo.