Salon professionnel spécial Covid-19

Salon professionnel dans un contexte sanitaire déconfinement Covid-19

En cette période spéciale de pandémie de la Covid-19, tout le secteur de l’évènementiel a été bouleversé. L’organisation de salons professionnels ne fait pas exception à cette situation.

Afin d’assurer le maintien d’un salon tout en optimisant au mieux la réussite de celui-ci, tous les organisateurs ont mis en place des règles précises visant à accueillir en totale sécurité le public :
– respect des des gestes barrières
– distanciation physique
– etc…

Ces impératifs s’inscrivent dans la continuité naturelle des objectifs et des étapes poursuivis dans le cadre de la conduite d’un salon.

Quels objectifs poursuivre en tenant un salon professionnel ?

Bien que le déconfinement lié à la Covid-19 remet en place différents aspects de l’organisation d’un salon professionnel, les objectifs restent eux inchangés. Ils peuvent être de différents ordres :
commercial : mettre en place une prospection, sur un seul lieu et dans un temps relativement court ; faire tester vos produits ou services à de potentiels clients ; réaliser un lancement de nouveaux produits ou services durant ce salon
fidélisation : le salon permet de proposer à vos clients un espace privilégié et personnalisé d’échanges et de partages, en les invitant et en les chouchoutant par un cocktail privatisé, un espace d’affaires Premium, un buffet dinatoire, etc…
communication : augmenter la notoriété et la visibilité de votre entreprise, véhiculer une image

Quelles sont les étapes d’un salon B2B ou B2C et les services principaux proposés ?

Un salon ne se prépare à la légère, au risque que celui-ci soit raté. Il nécessite une préparation rigoureuse et cadrée, respectant certaines étapes afin d’assurer le bon déroulé de votre évènement.

En amont :
– mener une réflexion et décider d’un aménagement de votre stand : stand traditionnel ou personnalisé ; comment permettra t’il d’accueillir au mieux vos invités et mettre en avant vos produits ou services ? ; quels espaces prévoir : accueil, espace public, espace privé, espace cocktail, espace commercial, etc…
– réserver l’hôtel, en faisant appel notamment à un prestataire spécialisé dans la gestion hôtelière de salons professionnels
– mettre en ligne un site web dédié à l’évènement, avec possibilité de réservation des nuitées d’hôtels à tarifs négociés
– appuyer votre salon par une campagne de communication (emailing, site web, réseaux sociaux, adwords, panneaux publicitaires et publicités locales, etc…
– envoyer des invitations personnalisées à chacun de vos clients les invitant à l’évènement, avec relance des non-répondants 1 mois à 15 jours avant l’évènement
– prévoir le stock de documents commerciaux (cartes de visite, plaquettes et brochures, etc…)
– prévoir des réunions commerciales des équipes assurant la présence sur le salon (objectif et rôle de chacun, programme global, …)
– faire appel à une agence de voyages d’affaires pour vos déplacements professionnels, qui vous allouera vos titres de transport vous permettant de vous rendre sur le lieu du salon

Pendant le salon :
– arriver avant l’ouverture au public, afin notamment de faire une mini-réunion avec l’équipe commerciale
– accueillir le public et vos invités avec le sourire, être dynamique et aller vers les gens
– animer votre stand : démonstrations, retour d’expériences clients, tests, etc…
– réaliser des publications live sur vos réseaux sociaux de votre stand, du salon, de vos animations, etc…
– profiter de votre présence sur le salon pour faire de la veille commerciale
– parcourir le salon pour dénicher de potentiels partenaires
– ne pas ranger votre stand avant la fin du salon, cela serait préjudiciable pour votre image

Après l’évènement :
– analyser les retombées
– mesure votre ROI
– définir les axes d’amélioration
– remercier tous vos visiteurs et contacts de leurs visites, puis entreprendre ensuite avec certains d’entre eux une démarche commerciale
– analyser également les retombées médias et réseaux sociaux
– perdurer quelque temps après votre présence sur les réseaux sociaux à travers des hashtags de l’évènement

Quelques idées de salon professionnel spécial Covid-19

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Quels sont les autres services pouvant être proposés ?

Au-delà de la création du stand, des services complémentaires peuvent être proposés, visant à apporter une réelle plus-value en tant qu’exposant :
– prestataires communication et promotion, pour vous accompagner sur les différents supports
– personnel d’accueil
– objets évènementiels d’accueil et d’animation

Le salon professionnel, un lieu premium pour vos invités

La réussite et le succès de votre évènement passent aussi et beaucoup par les soirées et activités privées que vous allez organiser lors du salon. Cela permettra aux invités que vous aurez choisis et triés sur le volet de se sentir valorisé, important, faisant partie de vos clients ou prospects les plus importants. Ce moment VIP doit apporter une touche d’exclusivité et d’expérience client haut de game.