Salon professionnel spécial Covid-19

En cette période spéciale de pandémie de la Covid-19, tout le secteur de l’évènementiel a été bouleversé. L’organisation de salons professionnels ne fait pas exception à cette situation.

Afin d’assurer le maintien d’un salon tout en optimisant au mieux la réussite de celui-ci, tous les organisateurs ont mis en place des règles précises visant à accueillir en totale sécurité le public :
– respect des des gestes barrières
– distanciation physique
– etc…

Ces impératifs s’inscrivent dans la continuité naturelle des objectifs et des étapes poursuivis dans le cadre de la conduite d’un salon.

Quels objectifs poursuivre en tenant un salon professionnel ?

Bien que le déconfinement lié à la Covid-19 remet en place différents aspects de l’organisation d’un salon professionnel, les objectifs restent eux inchangés. Ils peuvent être de différents ordres :
– commercial : mettre en place une prospection, sur un seul lieu et dans un temps relativement court ; faire tester vos produits ou services à de potentiels clients ; réaliser un lancement de nouveaux produits ou services durant ce salon
– fidélisation : le salon permet de proposer à vos clients un espace privilégié et personnalisé d’échanges et de partages, en les invitant et en les chouchoutant par un cocktail privatisé, un espace d’affaires Premium, un buffet dinatoire, etc…
– communication : augmenter la notoriété et la visibilité de votre entreprise, véhiculer une image

Quelles sont les étapes d’un salon B2B ou B2C et les services principaux proposés ?

Un salon ne se prépare à la légère, au risque que celui-ci soit raté. Il nécessite une préparation rigoureuse et cadrée, respectant certaines étapes afin d’assurer le bon déroulé de votre évènement.

En amont :
– mener une réflexion et décider d’un aménagement de votre stand : stand traditionnel ou personnalisé ; comment permettra t’il d’accueillir au mieux vos invités et mettre en avant vos produits ou services ? ; quels espaces prévoir : accueil, espace public, espace privé, espace cocktail, espace commercial, etc…
– réserver l’hôtel, en faisant appel notamment à un prestataire spécialisé dans la gestion hôtelière de salons professionnels
– mettre en ligne un site web dédié à l’évènement, avec possibilité de réservation des nuitées d’hôtels à tarifs négociés
– appuyer votre salon par une campagne de communication (emailing, site web, réseaux sociaux, adwords, panneaux publicitaires et publicités locales, etc…
– envoyer des invitations personnalisées à chacun de vos clients les invitant à l’évènement, avec relance des non-répondants 1 mois à 15 jours avant l’évènement
– prévoir le stock de documents commerciaux (cartes de visite, plaquettes et brochures, etc…)
– prévoir des réunions commerciales des équipes assurant la présence sur le salon (objectif et rôle de chacun, programme global, …)
– faire appel à une agence de voyages d’affaires pour vos déplacements professionnels, qui vous allouera vos titres de transport vous permettant de vous rendre sur le lieu du salon

Pendant le salon :
– arriver avant l’ouverture au public, afin notamment de faire une mini-réunion avec l’équipe commerciale
– accueillir le public et vos invités avec le sourire, être dynamique et aller vers les gens
– animer votre stand : démonstrations, retour d’expériences clients, tests, etc…
– réaliser des publications live sur vos réseaux sociaux de votre stand, du salon, de vos animations, etc…
– profiter de votre présence sur le salon pour faire de la veille commerciale
– parcourir le salon pour dénicher de potentiels partenaires
– ne pas ranger votre stand avant la fin du salon, cela serait préjudiciable pour votre image

Après l’évènement :
– analyser les retombées
– mesure votre ROI
– définir les axes d’amélioration
– remercier tous vos visiteurs et contacts de leurs visites, puis entreprendre ensuite avec certains d’entre eux une démarche commerciale
– analyser également les retombées médias et réseaux sociaux
– perdurer quelque temps après votre présence sur les réseaux sociaux à travers des hashtags de l’évènement

Quelques idées de salon professionnel spécial Covid-19

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