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Organisation symposium

Quelles sont les étapes pour réussir son prochain symposium ?

L’organisation d’un colloque demande le plus souvent expertise et précision. En gros, c’est beaucoup de travail en perspective. Le principal challenge ici est de prévoir un programme intéressant et stimulant pour les participants. Les objectifs d’un symposium sont multiples, mais tournent autour du mot partages, savoirs, idées, etc… C’est le moment pour les collaborateurs et salariés d’une entreprise de renforcer les liens. Et pour les participants extérieurs à l’entreprise, d’en apprendre plus sur celle-ci, ou plus généralement sur un sujet donné.

Un symposium réussi est avant tout bien organisé. Aucune place n’est laissée au hasard ou à l’amateurisme.

Les particularités d’un symposium

L’organisation symposium est une manifestation qui réunit le plus souvent des scientifiques. Dans le but d’échanger sur des thèmes bien particuliers, souvent associés à leurs recherches. Ce type d’évènementiel impose une certaine rigueur, surtout pour tout ce qui concerne la logistique. Le choix des lieux, les aménagements possibles sont des paramètres importants.

Un colloque réussi est aujourd’hui celui qui offre le cadre nécessaire pour des échanges riches et fructueux. C’est aussi celui qui permet aux participants d’avoir accès à des activités originales, qui les font sortir de temps en temps du formalisme des échanges.

Il est donc important de mettre en place un cadre propice aux échanges d’idées. Un espace formel mais convivial qui offre aux participants la possibilité de profiter du cadre et des activités.

Enfin, il est tout aussi important de préparer au mieux cet évènement en optimisant la réservation déplacements professionnels en vue de se rendre sur le lieu du symposium.

Quelques suggestions pour votre prochaine organisation de symposium

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Le symposium en quelques étapes

L’organisation d’un symposium se décline le plus souvent en trois étapes. Une première qui s’articule autour des besoins de l’entreprise cliente. Une seconde qui concerne l’organisation concrète du colloque et une dernière qui englobe la gestion de l’évènement le jour “J”.

Dans un premier temps, il s’agit surtout de cerner les attentes de l’entreprise. Pour cela, il est nécessaire de définir un budget, de faire le choix du thème, d’en déterminer la durée et le nombre de participants, de choisir le lieu.

Ces éléments étant renseignés, il est alors possible de passer à la seconde étape qui est surtout d’ordre logistique. C’est en effet le moment de faire appel aux prestataires qui interviendront tout le long de l’évènement. C’est aussi le moment d’établir la liste des convives (participants et intervenants), de concevoir le programme et d’expédier les invitations, de réserver tout ce qui est transport et hébergement, et enfin de communiquer sur l’évènement. Sachant qu’un symposium réussi est aussi celui qui a fait l’objet d’une vraie campagne de communication via tous les supports médias possibles.

La dernière étape est sans aucun doute aussi la plus complexe à gérer, dans la mesure où il faut coordonner la gestion des voyages d’affaires lors du symposium. Surtout si de nombreux intervenants ne résident pas dans la ville ou le pays qui accueille l’évènement.

A ce niveau le plus souvent, les agences évènementielles comme SOP Events prennent généralement en charge la gestion de cet aspect. Un interlocuteur est ainsi mis à la disposition de l’entreprise cliente, qui va gérer l’intégralité de la demande.