Organisation d’un congrès

Le congrès, à la différence du colloque ou symposium, fait intervenir un ou plusieurs organismes autour d’une thématique précise. Organiser un congrès est loin d’être de tout repos et demande un travail aussi intense en amont qu’en aval. Qu’il soit organisé à l’étranger ou en France, le congrès exige une grande expertise tout le long de son organisation, mais aussi de son déroulement. Les agences spécialisées proposent aujourd’hui aux entreprises des prestations clés en mains. Elles prennent le plus souvent en charge chacun des aspects de l’évènement.

SOP Events est votre agence événementielle idéale pour organiser votre congrès, que ce soit en France (Toulouse, Bordeaux, Paris, Lyon, Marseille, Nice, Cannes, Monaco..) ou à l’international (Espagne, Angleterre, Portugal, Maroc, Etats-Unis, Dubaï, Asie…). SOP Events gère votre événement dans sa globalité : location de salle, restauration, animations, activités, hébergement, transport, décoration, service de sécurité et d’hôtesses etc. Avec plus de 1500 événements organisés chaque année, nous vous garantissons des prestataires de qualité avec qui nous travaillons depuis des années.

N’hésitez pas à nous contacter via notre site web ou par téléphone au 05 34 391 392. Un chargé de projet sera dédié à votre événement et vous accompagnera tout au long du processus d’organisation de votre congrès. Faites-nous part de toutes les spécificités de votre projet, vos envies, vos contraintes et votre budget, et recevez sous 48h un devis personnalisé avec plusieurs options. Choisissez celle qui vous convient le plus, faites nous part de vos modifications et laissez-nous nous occuper du reste. Un seul interlocuteur, une seule facture et zéro stress pour vous !

Les différentes étapes de l’organisation avant le jour “J”

L’organisation d’un congrès se déroule en plusieurs étapes, toujours en étroite collaboration avec l’entreprise cliente. Il est ainsi nécessaire en amont d’en définir le cadre. Le thème central, le programme, la durée, le nombre de participants et le budget doivent être clairement déterminés. Le choix du lieu, et éventuellement d’un président d’honneur extérieur à l’entreprise, interviendra aussitôt que chacun des éléments précédents aura été précisé.

La nature de l’événement induit pour l’agence évènementielle une pression supplémentaire dans la mesure où les intervenants doivent être choisis avec soin. Il faut en effet garder à l’esprit que la réussite de votre évènement tient autant à la qualité de la gestion logistique qu’à celle des différents intervenants contactés.

Concernant l’organisation d’un congrès en lui-même, il convient dans un premier temps de prendre attache avec le réseau de prestataires. Ils se chargent essentiellement de la partie logistique avant, pendant et après l’évènement. Il est donc primordial de les choisir avec soin. Le second aspect à ne surtout pas négliger est la communication autour du colloque. De nombreux supports sont aujourd’hui disponibles : annonces, flyers, sites internet, affiches extérieures, etc… Le choix est désormais large. Sachant que plus l’information est diffusée, plus vous aurez de participants. Le troisième aspect est bien sur la gestion des invités et des intervenants. Ils doivent en outre recevoir programme et invitation assez rapidement.

Le dernier aspect, et non des moindres, est la gestion du transport et de l’hébergement, qui doit être particulièrement efficiente.

Quelques suggestions pour votre prochaine organisation d’un congrès

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