Congrès à l’étranger

L’organisation d’un congrès à l’étranger est un processus long et méticuleux. En effet, il regroupe généralement un large nombre de participants qui sont pris en charge de A à Z : hébergement, transport, restauration, réunions, activités etc. Il peut donc s’avérer compliqué de gérer tous les prestataires et de penser aux nombreux détails techniques qu’impliquent un événement de cette envergure. Si l’on ajoute à cette équation le facteur voyage à l’international, c’est d’autant plus compliqué de gérer le congrès globalement. SOP Events se charge donc de gérer votre congrès à l’étranger dans sa globalité. Vous aurez affaire à un unique interlocuteur et aurez à régler une seule facture. Nous vous facilitons la concrétisation de votre projet et vous n’aurez plus qu’à profiter de votre congrès en toute sérénité.

SOP Events, agence spécialisée en organisation de congrès à l’étranger, vous propose une offre globale et un congrès sur-mesure : de la recherche du lieu, au transport (avion, bateau, train) en passant par l’hébergement, la restauration, les réunions, les visites et les activités… Ainsi, vos n’aurez plus besoin de chercher, comparer et coordonner les différents prestataires pour votre voyage. Nous nous engageons à organiser vos congrès en France mais aussi à l’international (Dubaï, Finlande, Pékin, Dublin, Bangkok, États-Unis, Singapour…). Nous avons conçu pour vous des congrès clés en main mais nous réalisons également des congrès sur-mesures afin de bien répondre à vos besoins.

SOP Events, c’est plus de 1300 événements organisés chaque année, nous disposons d’une licence de voyages et une assurance qui couvre les entreprises en cas d’accident ou d’imprévu.

Étapes d’organisation de votre congrès à l’étranger

Un congrès professionnel est une réunion d’acteurs d’un secteur bien précis pour débattre d’une question, partager ses expériences, enrichir ses connaissances ou même découvrir une nouveauté ou innovation. Les congrès font partie d’un secteur événementiel appelé MICE (Meetings, Incentives, Conventions, Exhibitions) et prennent généralement place dans des hôtels haut de gamme qui ont les capacités d’accueillir de larges groupes.  Un congrès apporte de nombreux bienfaits à votre entreprise quel que soit l’objectif principal. Cela peut faire émerger des idées grâce à un brainstorming efficace, mobiliser les collaborateurs autour d’une nouvelle stratégie ou encore découvrir de nouveaux partenaires.

Organiser un congrès à l’étranger, c’est aussi renforcer le statut de son entreprise par rapport aux concurrents. Cela permet de se faire un nom dans le secteur et de démontrer l’étendue de vos compétences. C’est l’occasion idéale pour affirmer votre légitimité dans votre secteur et de pouvoir attirer l’attention de nouveaux prospects. De plus, au-delà des potentiels nouveaux prospects, cela permet à l’entreprise d’élargir son réseau.

Afin d’organiser le parfait congrès, il faut suivre plusieurs étapes. Dans un premier temps, il faut établir le budget de votre congrès en prenant bien en compte toutes les prestations nécessaires (transport, hébergement, location de salles, restauration..). Il faut évidemment définir le thème de la conférence ainsi que l’objectif principal à atteindre. Une fois le thème défini, vous devez définir le lieu de la manifestation. Que ce soit en France ou à l’étranger, SOP Events se charge de vous trouver les meilleurs établissements afin d’organiser votre congrès. Hôtel 4*, hôtel 5*, château, domaine ou centre de congrès, nous pouvons vous proposer de nombreuses options afin de trouver l’endroit qui correspond à votre budget et à votre vision. Il s’agit de choisir une destination qui pourra plaire à tout le monde, et qui est facilement accessible (faire attention aux périodes d’intempéries ou de fortes chaleurs, ainsi qu’aux critères politiques dans certaines zones).

Une fois le lieu choisi, il est important de fixer rapidement une date. La choix de la date est important car il ne faut pas que votre congrès interfère avec d’autres grandes manifestations qui pourraient compliquer le déroulé de votre événement. Il est aussi conseiller d’éviter les périodes de vacances scolaires ou de fin d’années afin de pouvoir compter sur la présence d’un maximum de membres de votre entreprise. Avec le choix de la date, se pose aussi la question de la durée du congrès à l’étranger. Généralement, en France les congrès se déroulent sur 2 ou 3 jours, mais si vous organisez votre congrès à l’étranger, il est conseillé de prévoir au moins 3 ou 4 jours d’événement. En effet, étant donnée que les participants arrivent en avion à la destination, il faut compter un jour d’arrivée et un jour de départ en dehors des journées de réunions.

Il faut aussi se poser la question des invitations. Une fois que les lieux sont confirmés et réservés, il est nécessaire de créer une liste d’invités et de pouvoir la diffuser rapidement au risque de se retrouver le jour J avec une salle de conférence à moitié vide.

SOP Events se charge de tous les détails évoqués précédemment (et bien d’autres) et met même en place un site web dédié à votre congrès. Sur ce site, vous pourrez trouver des informations pratiques, le planning, des informations sur l’hôtel (avec un lien pour réserver vos nuits ou un formulaire dédié à la réservation) et un formulaire d’inscription au congrès.

Organisation de votre congrès à l’étranger : quelques idées

Les programmes ci-dessous sont donnés à titre d’exemple et s’inspirent de programmes que nous avons eu le plaisir de mettre en place pour répondre aux besoins de nos clients. Toutes nos offres ne sont pas en ligne, n’hésitez donc pas à nous consulter pour recevoir un devis personnalisé, nous organisons des congrès dans le monde entier.

organisation journée congrès ou convention

Organisation de votre journée congrès dans un nouveau centre des congrès près de Toulouse disposant d’une capacité de plus de 500 personnes.

A partir de<br/>par pers. 69€ HT

congrès singapour

3 jours et 2 nuits dans cette ville cosmopolite avec séances de travail, pauses cafés, déjeuners et dîners dans un établissement 4* situé au cœur de la ville.

organisation congrès toulouse

2 jours et demi de séances de travail avec pauses cafés, déjeuners, dîners et soirée animations dans un magnifique domaine aux alentours de Toulouse.

A partir de<br/>par pers. 377€ HT

organisation congrès las vegas

3 jours et 2 nuits avec cafés d’accueil, pauses cafés variées, déjeuners au restaurant de l’hôtel 4* et cocktail dînatoire avec happy hour à Las Vegas.

organisation congrès finlande

4 jours et 3 nuits avec réunions, cafés d’accueil, déjeuners, pauses cafés, cocktail de bienvenue et un dîner dans un magnifique restaurant local au bord de l’eau.

organisation congrès dublin

Congrès de 2 jours et 1 nuit avec des séances de réunion, cafés d’accueil, pauses cafés, déjeuners et dîner, dans un magnifique hôtel château à Dublin.

organisation congrès dubaï

3 jours et 2 nuits avec réunions, café d’accueil et pauses cafés, cocktail de bienvenue et déjeuners, le tout dans un magnifique hôtel 5* en centre ville de Dubai.

A partir de<br/>par pers. 308€ HT

organisation congrès pékin

2 jours et 1 nuit avec réunions, cafés d’accueil, pauses café, déjeuners et dîner en hôtel 5* à Pékin.